Als je de fase van onzekerheid naar vertrouwen overslaat is teamontwikkeling een zinloze investering en weggegooid geld en verspilde energie en motivatie. Dus begin bij het begin: omgaan met onzekerheid. Ken de voorwaarden voor het realiseren van een effectieve, efficiënte en flexibele organisatie.
Dit artikel verscheen op 6 februari op de website van Onderwijs Community
Waarom willen wij floreren door regie?
In deze snel veranderende wereld is het noodzakelijk en gewenst om de regie stevig ter hand te nemen in leven, wonen en werken. De huidige crises, de radicalisering, terreurdreiging, polarisatie, het populisme en de toenemende (internationale) tegenstellingen en conflicten trekken een zware wissel op het vertrouwen van mensen, op onze onderlinge verbondenheid en op de vitaliteit van mensen, organisaties, de samenleving en zelfs van de wereld. Er is daarom een grote behoefte aan een nieuw verbindend verhaal en een ingrijpende sociale innovatie: een verandering ten goede, waarbij we koers zetten naar eenheid in verscheidenheid. Dat we elkaar hervinden in gemeenschappelijke, universele waarden, met respect en waardering voor het unieke van de mens en de diversiteit van de samenleving.
De onzekerheid over de toekomst en het gebrek aan richting krijgen meer en meer aandacht. De noodzaak van persoonlijk en perspectiefvol leiderschap en management wordt meer en meer gevoeld. Er is dus behoefte aan regie, niet alleen op individueel niveau en op team- en organisatieniveau, maar ook lokaal, regionaal, (inter)nationaal en mondiaal. Door de toenemende dynamiek en complexiteit van de samenleving kunnen verlangens en doelstellingen alleen gerealiseerd worden als er sprake is van vertrouwen, verbondenheid en vitaliteit en door multidisciplinaire samenwerking tussen de acht maatschappelijke disciplines: bedrijfsleven, kunst & cultuur, ngo’s, overheid, particulieren, politiek, religie en wetenschap. Daardoor ontstaan slimme en effectieve dwarsverbanden.
Leren van de ander
Er is in alle lagen van de bevolking behoefte aan vrije, informele uitwisseling op het gebied van zin- en betekenisgeving, levensvragen en maatschappelijke vraagstukken. We leren het meest van de ander, met geheel andere inzichten en kennis en met diens eigen ervaringen in leven, wonen en werken. Vanuit een andere denk- en leefwereld kunnen we inspiratie opdoen en komen tot nieuwe invalshoeken, inzichten, en ideeën en tot verrassende, creatieve en praktische oplossingen. Mede om die redenen is Pyramide gestart met IkVerbind en het PyramideRegieNetwerk (zie hoofdstuk 8.4. van het boek Perspectiefvol Leiderschap).
De regie kwijt zijn is hoogst onprettig, maar het komt in veel organisaties voor. Bij mensen die zichzelf verliezen in de combinatie van hoge werkdruk en hun privésituatie. Daardoor kunnen ze niet meer goed naar zichzelf luisteren. Zelfs de grootste talenten van de organisatie kunnen niet leveren wat van hen verwacht mag worden als ze problemen hebben. Bijvoorbeeld in de balans werk-privé, of (te) hooggespannen verwachtingen ten aanzien van het eigen carrièreperspectief, te hoge werkbelasting en/of stress. Er is gebrek aan (zelf)vertrouwen en een toenemende spanning in leven, wonen en werken.
Visie, verlangens en doelstelling
Veel organisaties zijn de regie kwijt omdat de visie voor de lange termijn onvoldoende draagvlak heeft, of zelfs ontbreekt. Of omdat ze onvoldoende scoren op een of meer van de drie belangrijke pijlers: vertrouwen, verbondenheid en vitaliteit. Daardoor zijn zij niet in staat om hun doelstellingen op middellange en lange termijn te realiseren. In veel organisaties is verdere ontwikkeling, ontplooiing en innovatie noodzakelijk, bijvoorbeeld omdat de markt verandert, of de technologie, of omdat de wereld verandert. Een organisatie beschikt daarbij niet altijd over de juiste mensen, of loopt het risico die kwijt te raken. Kortom: mensen en organisaties hebben onvoldoende in beeld wat de eigen verlangens en doelstellingen zijn en/of zien geen kans de door hen gewenste toekomst te realiseren. Maar gelukkig is er wel iets aan te doen. Heel veel zelfs. Met gegarandeerd resultaat.
De drie pijlers van regie
Regie berust op drie pijlers: vertrouwen, verbondenheid en vitaliteit, waarbij vertrouwen een voorwaarde is voor verbondenheid en vitaliteit niet ontstaat zonder de eerstgenoemde twee. Met behulp van de methodiek en het instrumentarium in deze reisgids kunnen we vertrouwen, verbondenheid en vitaliteit effectief en blijvend optimaliseren.
1. Vertrouwen
Vertrouwen staat voor zelfvertrouwen, vertrouwen in anderen en vertrouwen in de toekomst. Zelfvertrouwen is nodig om je werk goed te kunnen doen, goed te kunnen communiceren en goede relaties te kunnen aangaan. Vertrouwen in anderen is nodig om goed te kunnen samenwerken. En vertrouwen in de toekomst is noodzakelijk om de continuïteit van de organisatie te waarborgen.
Gebrek aan zelfvertrouwen komt voort uit onzekerheid en angst en leidt tot negatieve gevoelens en gedachten en onmacht. Minderwaardigheidsgedachten en -gevoelens kunnen omslaan in ego-gedrag, op je strepen gaan staan, oneigenlijke machtswil en statusgedrag. Onmacht kan omslaan in agressief gedrag. Met als gevolgen: communicatieproblemen en slechte relaties. Daardoor ontstaan productiviteitsverlies en ontevredenheid, ook bij klanten. Een en ander leidt tevens tot ziekteverzuim, door psychische, sociale en relationele problemen. En tot slecht leiderschap en management. Persoonlijk leiderschap is dus essentieel!
Gebrek aan vertrouwen in anderen leidt tot een overmaat aan controle en regels en procedures, zich indekken en verschuilen achter, verborgen agenda’s, gebrek aan openheid en het achterhouden van informatie. Het leidt tot slechte communicatie, met aanvallen en verdedigen, slechte relaties en tot een eilandencultuur. Gebrek aan vertrouwen in anderen wordt vaak veroorzaakt door gebrek aan goed leiderschap en management. Overigens zijn die laatste meestal ook een gevolg van gebrek aan zelfvertrouwen.
Gebrek aan vertrouwen in de toekomst leidt tot lusteloosheid, ontevredenheid, angst, ineffectiviteit en productiviteitsverlies. En tot gebrek aan motivatie, betrokkenheid, innovatie en creativiteit. In deze reisgids vind je de inzichten en de tools om vertrouwen in jezelf, de ander en de toekomst te herstellen en te vergroten.
2. Verbondenheid
Verbondenheid staat voor het gevoel met elkaar verbonden te zijn. Het gevoel van saamhorigheid. Samen ergens voor staan en gaan. Samen trots op de organisatie, je dorp, je stad, je regio, je land en je werelddeel, maar ook trots op je wereldburger zijn! Verbondenheid gaat ook over de balans tussen privé en werk. Verbondenheid is bittere noodzaak: we kunnen niet alles alleen. Goed teamwork en goede samenwerking is essentieel om op tijd en goed te kunnen leveren. Innovatie ontstaat niet zonder elkaar te inspireren en verbondenheid bevordert creativiteit. Verbondenheid vergroot de slagingskans van trajecten aanzienlijk, waardoor zij binnen het budget en op tijd afgerond worden. Ook de heel grote projecten! Privé en werk moeten formeel wel van elkaar gescheiden zijn, maar zijn ook met elkaar verbonden en beïnvloeden elkaar wederzijds. Met de toename van het thuiswerken zelfs in steeds sterkere mate. Onbalans leidt tot mentaal verzuim, ziekteverzuim, verlies aan productiviteit, enz.. In deze reisgids vind je ook de tools en de inzichten, waardoor mensen optimaal gaan samenwerken en hun eigen verantwoordelijkheid kunnen en willen nemen.
3. Vitaliteit
Vitaliteit staat voor energie, levenskracht, bezieling en dynamiek. Vitale mensen zitten goed in hun vel, zijn fysiek, mentaal, emotioneel, sociaal, relationeel en spiritueel gezond en kunnen daardoor optimaal presteren. Basisvoorwaarden om vitaal te blijven zijn, naast de pijlers vertrouwen en verbondenheid, ook de mogelijkheden voor ontwikkeling en ontplooiing. Het wegvallen van deze voorwaarden zorgt voor energieverlies, vermoeidheid, machteloosheid en lusteloosheid en zich niet gewaardeerd voelen. Dat leidt meestal tot gezondheidsklachten, met voor de organisatie vervelende gevolgen als prestatieverlies, kwaliteitsverlies en ziekteverzuim.
Het is dus cruciaal om vitaliteit te bevorderen, te behouden en daar waar nodig te herstellen. En daardoor te zorgen voor bevlogenheid, passie, bezieling, motivatie, creativiteit en innovatief vermogen. Voorwaarde is dat de juiste persoon op de juiste plek zit en verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken heeft die bij hem/haar passen. Leiders en managers kunnen optimaal invloed uitoefenen op de vitaliteit van de medewerkers. Als je als leidinggevende deze reisgids aan hen ter beschikking stelt, krijg je vitalere medewerkers dan dat je – hoe lovenswaardig ook – fitness faciliteert en voor verantwoord voedsel zorgt in de kantine.
De mens centraal biedt organisaties het meeste kapitaal
In elke organisatie zijn de medewerkers ‘het kapitaal’. De kennis, ervaring en inzet van bekwaam en toegewijd personeel zijn van essentieel belang om de uitdagingen succesvol het hoofd te bieden. Mensen en organisaties kunnen gelukkig en succesvol zijn – floreren – als ze de regie hebben in leven, wonen en werken. Als de balans in leven, wonen en werken optimaal is, voelen we ons beter en presteren we beter. Gelukkige mensen zijn succesvoller en zorgen voor succesvollere organisaties.
Met vertrouwen, verbondenheid en vitaliteit nemen mensen en organisaties de regie ter hand. Daardoor kunnen zij floreren, op weg naar een perspectiefrijke, luisterrijke toekomst. Het resultaat is een organisatie die (weer) in balans is, evenals de mensen die er werkzaam zijn. Mensen weten zich gesterkt door (zelf)vertrouwen, verbondenheid en vitaliteit en voelen zich gedragen door het stevige fundament van de eigen en gezamenlijke missie, visie, verlangens en doelstellingen. Op basis van persoonlijk en perspectiefvol leiderschap, vastgelegd in de PersoonlijkeRegiePlannen, de TeamRegiePlannen en het OrganisatieRegiePlan, worden weerstanden tegen veranderingsprocessen sterk verminderd en wordt het aanwezige potentieel optimaal benut. De juiste persoon functioneert optimaal op de juiste plek. Dat resulteert in meer omzet en een hogere arbeidsproductiviteit en winst per werknemer.
Hoe gaan we dat waar maken?
Het overzicht ‘Op koers naar een effectieve, efficiënte en flexibele organisatie’ is tot stand gekomen op basis van jarenlange praktijkervaring. Met aan de voorkant het overzicht ‘Floreren door regie’ heb ik er jaren geleden een nieuwe visitekaart van laten maken in briefkaartformaat. Het gevolg was bijzonder en opmerkelijk. Diverse leidinggevenden gaven mij later aan dat ze de kaart bewaarden. Op hun bureau, of in hun tas. Ze gebruikten het als checklist. ‘Hier staan en gaan we voor en dit zijn de resultaten die ik met mijn organisatie wil behalen.’ De overzichten spreken dus min of meer voor zichzelf. In hoofdstuk 4 worden ze nader geconcretiseerd.
Door de stappen en fasen te doorlopen aan de hand van deze reisgids krijgen mensen en organisaties een helder beeld van hun missie en visie en hun verlangens en doelstellingen. Ze leren eerlijk te zijn tegenover zichzelf en te luisteren naar zichzelf, de ander en het andere. In organisaties moet daarbij sprake zijn van een gedeelde visie en missie en optimaal draagvlak voor het realiseren van de doelstellingen. Die worden altijd ingebed in het OrganisatieRegiePlan. Regie is niet mogelijk zonder de drie goed functionerende pijlers en het behalen van de resultaten ten aanzien van de drie fasen:
- verlangens en doelstellingen,
- ontwikkeling en ontplooiing,
- realisatie en perspectieven.
Gebrek aan vertrouwen
Eén van de CEO’s die mijn visitekaart als checklist gebruikte, vertelde mij dat hij met zijn team een paar dagen naar de Ardennen was gegaan voor teambuilding. Je kent dat wel: bruggetjes bouwen, enz.. Hij verzuchtte: ‘Het waren goede dagen geweest en het had wel wat geholpen, maar het kostte een hoop geld. We zijn nu drie maanden verder en we vertrouwen elkaar nog voor geen bliksem!’ Ik hoop niet dat je het herkent, maar het is beslist niet de enige organisatie die in die valkuil is getrapt: te gaan werken aan teambuilding en de stap naar vertrouwen over te slaan.
Als er bijvoorbeeld geen ruimte is voor anders denken, als mensen geen initiatief durven te nemen, angstvallig verbergen dat ze iets niet kunnen, geen verantwoordelijkheid mogen nemen, zich niet gewaardeerd voelen en/of er geen oog is voor wat zij terecht willen, dan is er geen vertrouwen. Zonder zelfvertrouwen en vertrouwen wordt er niet goed geluisterd, staat men niet open voor argumenten en ziet men de kansen en voordelen van verandering niet. Als je de fase van onzekerheid naar vertrouwen overslaat is teamontwikkeling een zinloze investering en weggegooid geld en verspilde energie en motivatie. Dus begin bij het begin: omgaan met onzekerheid. Ik geef je hierbij een paar voorbeelden uit de praktijk van de vragen die bij de verschillende bullets in het overzicht aan de orde kunnen komen:
Bij de eerste stap van onzekerheid naar vertrouwen:
- Hoe kunnen we weerstand tegen verandering voorkomen of opheffen?
- Hoe kunnen we de cultuur van ego-gedrag, angst en controle veranderen?
- Er is veel onbegrip. Hoe kunnen we beter luisteren naar elkaar en naar de klant?
- Hoe kunnen we de huidige gedragspatronen doorbreken?
- Waarom wordt er niet naar ons geluisterd? Hoe pakken we dat aan?
- Hoe kunnen we de eilandencultuur doorbreken?
Bij de tweede stap van vertrouwen naar onzekerheid:
- Hoe kunnen we beter omgaan met de spanning tussen het realiseren van onze doelen op de korte en de lange termijn?
- Wat wil ik halen en brengen in mijn relaties? Wat leveren ze mij op? Welke verlangens en doelstellingen realiseren we samen?
- Het werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt roept intern spanningen op. Hoe kunnen we dat ombuigen? Hoe komen we tot optimaal draagvlak en optimale participatie?
- Hoe gaan we om met de toenemende diversiteit en de daarmee gepaard gaande spanningen? Welke kansen en uitdagingen zijn er? Wat willen wij nu echt?
- Wat wil de ander nu eigenlijk? Wat bedoelen zij? Hoe kunnen we over en weer tot beter begrip en betere samenwerking komen?
- Hoe kunnen we de relatie met een aantal stakeholders verbeteren?
Bij de derde stap van verbondenheid naar vitaliteit:
- Hoe komen we tot een eenduidige, door iedereen gekende en gedragen missie en visie?
- Waar gaan en staan wij voor? Waarin maken wij nu echt het verschil? Welke talenten, kwaliteiten en professionaliteit hebben we daarvoor wel/niet in huis?
- Hoe komen we van brandjes blussen en incidentenmanagement tot proactief handelen en anticiperen op? Wat is ons beleid op basis van een gemeenschappelijke visie en missie?
- Hoe voorkomen we het terugvallen op (achterhaalde) functiebeschrijvingen?
- Wie heeft welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden? In hoeverre zijn die nog actueel en relevant? Waar wordt er wel / niet effectief mee omgegaan?
- Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen lager in de organisatie worden gelegd?
Veelal moet eerst een en ander uit de hand lopen, of een crisissituatie ontstaan, voordat men externe hulp inschakelt, of zelf hiermee aan de gang gaat. Een paar CEO’s vertelden mij diverse voorbeelden van situaties, waarvan zij aangaven dat zij die sneller en met minder problemen en kosten zouden hebben opgelost, als zij toen van de Pyramide-aanpak zouden hebben geweten. Voor mij was het een mooie bevestiging, maar voor jou hopelijk een stimulans om samen met je team en anderen deze reisgids ter hand te nemen. Het geeft de mogelijkheid om Team- en/of Organisatieregisseur te worden.
- Regietip 3.4.1: Waarin wil jij de regie steviger ter hand nemen? Welke bullets vragen jouw aandacht?
- Regietip 3.4.2: Welke bullets vragen aandacht op team- en organisatieniveau?
- Regietip 3.4.3: Maak voor jezelf, je team en/of je organisatie de vragen en de gewenste resultaten specifiek.
